그러므로 회계처리를 하기 위해서는 당해 회계사실에 대해 증빙을 갖추어야만 가능하다.
증빙의 종류로는 거래증빙, 영수증, 정규지출증빙(세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표)으로 나누게 되는데, 일반적으로 거래의 이행을 담보하고 향후 분쟁이 생겼을 때 책임소재를 확실하게 하기 위해 당사자간에 작성하는 문서, 계약서, 약정서, 발주서, 주문서, 주문승낙서, 견적서, 납품계약서, 거래명세표, 송장, 합의서 계약해지증서 등의 거래증빙이 있고, 대금지금사실을 입증할 수 있는 공급자의 상호, 성명, 사업자등록번호 등 공급자의 인적사항과 공급대가(거래금액)가 기재된다.
사업자가 재화나 용역을 공급받을 때는 원칙적으로 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표 등 세가지 증빙 중 어느 하나를 교부받아야 하며 그렇지 않으면 지급금액의 2%에 해당하는 증빙불비 가산세를 부담하게 되는데, 세법상 증빙불비 가산세가 적용되지 않는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표 등 세가지 증빙을 정규지출증빙이라 한다.
증빙 수취 시 유의 사항으로는 사업자의 소득금액 계산 시 필요경비(또는 손금)산입은 사업과 관련된 증빙이어야 한다.
또 세금계산서나 계산서를 교부받았어도 대금지급 사실을 입증할 수 있는 증빙·서류를 확인해 두는 것이 좋다.
판매장려금, 손해배상금, 보증금, 기부금, 사례금 등의 지급은 대금지급사유가 재화 또는 용역의 공급대가에 해당하지 않으므로 부가가치세가 과세되지 않으며 정규지출증빙 수취대상이 아니다.
간이과세자인 경우에는 세금계산서를 교부할 수 없다. 따라서 이들과 거래할 때는 신용카드 가맹 사업자인지 여부를 확인, 신용카드 매출전표를 교부받아야 한다.
세금계산서나 계산서를 발행할 수 있는 사업자의 경우에도 소매업이나 음식·숙박업, 여객운송업, 사회 및 개인서비스업 등을 영위하는 경우에는 거래 상대방이 세금계산서나 계산서 교부를 요구하지 않는 한 영수증을 교부할 수 있다.
증빙관리요령으로는, 종류별로 사전에 일련번호를 부여 하고 수취하는 증빙은 수취인, 일자, 내역, 금액 등의 기재내용을 검토해 증빙으로서 유효한 것인가를 점검한 후 이상이 없으면 전표이면에 붙이거나 별도의 증빙철을 작성하여 보관한다.
주요증빙의 부본을 보관하거나 증빙의 발행에 관한 보조부를 작성해 관리하는 것도 좋은 방법이 된다.
국세청은 올해부터 종합소득세(종소세)를 신고할 때부터 일정규모 이상의 장부없는 사업자(무기장 사업자)는 표준소득률제도가 아닌 기준경비율제도를 적용하게 된다. 따라서 기준경비율제도 시행으로 무기장 사업자는 주요 경비에 대해 증빙서류를 일일이 챙겨 놓아야 하며 그렇지 않을 경우 경비로 인정받지 못해 그 만큼 세금부담이 크게 늘어나게 된다. 비용지출에 대해 증빙서류가 없으며 비용을 인정받지 못할 뿐 아니라, 가산세가 부과되고 세무당국의 중점관리를 받는 불이익도 당하게 될 수 있으므로 자영업자들은 주요경비의 지출에 대한 증빙서류들을 최대한 수취, 관리해 가산세 등 원하지 않는 세금을 내는 불이익을 당하는 일이 없도록 해야 할 것이다.