제아무리 정보화사회, 인터넷 시대라도 모든 비즈니스가 인터넷으로 가능한 것은 아니다. 앞으로 더 나아간 미래에는 모르겠지만, 현대 비즈니스맨들은 여전히 거래업체를 방문해야만 한다. 때문에 손님을 맞는 ‘응대의 에티켓’이 있다면 손님이 갖출 ‘방문의 매너‘가 있기 마련이다.
우선 업체를 방문할 때에는 반드시 사전에 방문업체 담당자와 의논해 약속시간을 결정한다. 특히 “지나가다 들렀습니다”라는 식의 방문은 무성의하게 보이므로 피한다. 그리고 방문을 신청할 경우 “저는 오늘 오후 2시가 좋겠습니다”처럼 요구 형식의 제의는 절대 금물이다.
참고로 방문시간으로 오전 11시 30분 이후, 오후 4시 이후는 피한다. 이 시간대는 점심식사와 퇴근을 앞두고 있기 때문에 마음의 여유를 잃어서 이성적인 판단이 흐려 질 수 있다.
한편 약속시간에 늦는 것은 비즈니스맨으로서 실격이다. 피치 못할 사정으로 늦을 때는 사전에 양해를 구한다고 해도 비즈니스에 치명타를 입을 수 있다는 것을 감수해야 한다.
다행히 여유 있게 도착했다면, 약속한 사무실에 들어가기 전에 외투와 장갑을 미리 벗고, 화장실에서 용모와 복장을 점검한다. 사무실에 들어가면 먼저 본인을 소개하고 담당자의 이름과 약속여부를 알린다. 회의실 또는 상담실에 들어서면 안내자가 좌석을 지정해 주는 것이 상례이므로 안내 받기 전에 아무 자리에나 앉지 않는다.
별도의 안내가 없을 경우에는 말석에 앉고, 상대가 상석을 권하면 “감사합니다”하며 옮겨 앉는 것이 예의다. 이때 가방은 의자 옆 아래에 두고 필요한 서류만 테이블 위에 놓는다.
담당자와 대면하면 악수와 명함수수, 그리고 간략한 소개 후 방문의 궁극적인 목적을 대화 예절을 갖춰 풀어나간다. 그리고 용무가 끝나면 지참했던 서류와 건네 받았던 문서를 확인한 후 지체 없이 일어선다. 돌아올 때의 인사는 첫인사와 마찬가지로 정중해야 하며, 만일 방문의 목적이 달성되지 않았더라도 표정이 바뀌지 않도록 해야 한다. 사무실을 나오며 통과하는 비서실이나 안내실에 작별인사 하는 것도 잊지 않는다.
훌륭한 비즈니스 파트너가 되느냐, 달갑지 않은 불청객이 되느냐는 자신의 손에 달려있다. 무엇보다도 누구나 고객응대나 방문자, 양쪽의 입장을 다 겪게 된다는 것을 잊지 말아야 한다. 그리고 불성실한 고객응대를 불평하기 전에 자신의 방문자로서의 점수를 생각한다면 진정한 비즈니스맨의 길은 가까이에 있다.
하미연기자
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