국내 중소기업 중 최고경영진이 의사결정시 정보시스템을 활용하는 기업은 전체의 15%에 불과한 것으로 나타났다. 또 IT를 도입한 중소기업의 약 30%가 정보화 도입 후 사후 투자를 하지 않고 있다.
중소기업정보화경영원이 지난 4~5월중 실시한 ‘중소기업의 IT활용실태에 관한 조사’ 결과에 따르면 300인 미만 중소기업의 약 30%가 정보화 도입 후 사후 투자를 하지 않는 반면 대규모기업은 꾸준히 시스템 업그레이드나 프로세스 정착화에 투자하는 것으로 조사됐다.
또 최고경영진이 정보시스템을 의사결정지원 도구로 활용하는 비율을 보면, 중소기업은 15%, 대규모기업은 50% 이상으로 조사돼 중소기업의 정보시스템 활용도가 떨어지는 것으로 나타났다.
조직이 정보시스템을 도입하는 이유는 기업마다 다양하며 시대적 특성에 따라 주요 목적이 달라져 왔다. 이는 정보화 경험이 누적되면서 발전적으로 변화해 갔다고 볼 수 있는 것이다.
컴퓨터를 기업에서 활용하기 시작한 초기에는 기업 활동에서 발생하는 거래자료를 효율적으로 처리하는 것이 주요 응용분야이었다. 따라서 업무의 성격상 대부분 하위 직급에서 컴퓨터를 사용했다. 다음 단계에서는 컴퓨터에 저장된 자료를 분석해 조직의 관리·통제활동에 필요한 정보를 추출하는 시스템이 개발되기 시작했다. 이후 개인용 컴퓨터와 사용하기 쉬운 소프트웨어가 등장하면서 관리자가 담당하는 특정 문제를 컴퓨터의 도움을 얻어 의사결정을 할 수 있는 시스템에 대한 관심이 커졌다.
원가절감·서비스 창출 효과
최근에는 정보시스템이 기업의 업무를 지원하는 역할에서 기업의 전략을 수행하는 전략수단으로서의 역할이 강조되면서 기업의 경쟁적 우위를 확보해 극심한 경쟁 환경에서 살아남기 위한 목적으로 정보시스템을 개발하는 경우가 많아지고 있다. 이러한 정보시스템의 역할의 시대적 변천은 정보기술의 발전과 함께 조직의 정보시스템 활용목적이 변화해 가기 때문이다.정보시스템을 도입해 얻어지는 효과는 효율성(Efficiency)과 효과성(Effectiveness)으로 나눌 수 있는데 성공적인 정보시스템은 두 가지 측면에서 가시적인 성과를 보여 주어야 한다. 또한 효과는 수량화 여부에 따라 무형(Intangible)과 유형(Tangible)의 효과로 나눌 수 있는데 정보시스템이 고도화되고 도입의 역사가 오래될수록 유형의 효과를 가시화하기가 어려워진다.
예를 들면, 시간절감, 비용절감, 인원절감 등은 비교적 측정이 용이한 반면, 의사결정의 향상, 정보자원의 효과적 사용, 의사소통의 향상, 업무에 대한 이해 증진, 분석능력의 향상, 서비스 품질의 향상, 효과적인 고객 응대 등은 측정하고 수량화하기 어렵다.
사업중심형 정보화 추진토록
정보시스템 도입으로 업무를 개선하는 과정은 3단계를 거쳐 고도화될 수 있다. 즉 첫 번째 단계에서는 기존 업무를 자동화하는 수준이다. 기존에 수작업으로 처리하던 경리업무를 컴퓨터를 사용해 자동화하거나 재고관리를 자동화하는 것 등으로 어느 정도의 합리화를 위한 노력이 필요하다. 다음 단계는 업무혁신의 단계로 업무의 흐름과 중복 프로세스의 단축, 단절된 업무의 기능적 통합 등을 통해 생산성을 개선하는 단계이다.일반적으로 업무의 혁신을 하기 위해서는 BPR(Business Process Reengineering)을 선행하거나 동시에 진행함으로써 정보시스템을 도입했을 때 기대하는 효과를 실현할 수 있다.
마지막 단계로는 기업 경영의 패러다임을 바꾸는 단계라고 볼 수있다. 이 단계에서는 기업의 경영을 새로운 각도에서 조망함으로써 기업이 내외부적으로 긴밀히 연결돼 정보와 지식의 공유가 자유롭게 일어나고 대부분의 경영활동이 디지털화된 상태에서 내외부 환경의 변화를 자동으로 감지해 대응하는 지능적인 기업이 실현되는 단계이다.
이와 관련 KIMI는 중소기업의 효과적인 IT도입을 위해 우선 중소기업이 IT 활용목표를 명확히 설정해야 한다고 하고 있다, 또 IT 활용목표와 관련, 새로운 제품이나 서비스 창출, 새로운 사업 개척과 기업가치 증대를 추구하는 사업중심형 정보화(Business-driven IT)전략의 추진이 요구된다는 것이 KIMI의 제안이다.
여기서 업무지원형 정보화(IT-supported Business)전략은 ‘IT의 활용을 통한 업무의 효율성 증가 또는 원가절감을 이루고자 하는 전략’을 의미하며, 사업중심형 정보화(Business-driven IT)전략은 ‘IT의 활용을 통해 업무 효율성 증가나 원가 절감을 이루는 것을 포함해 기존사업에서 새로운 제품과 서비스를 창출하거나 새로운 비즈니스 모델을 개발해 핵심사업으로 진출하는 기회를 포착하는 전략을 말한다. 중소기업들이 정보시스템 도입의 효과를 다시 한번 점검해 볼 때라고 판단된다.
이 명 호
한국외국어대학교 세계경영대학원장