세일즈 문서는 영업활동 중 고객에게 보내는 모든 문서를 말한다. 세일즈 문서의 2가지 목적은 ‘자사 제품이나 서비스의 구매로 생기는 고객의 효용을 강조하는 것’과 ‘다음 단계의 영업 활동으로 나아가게 하는 것’이다.
성공적인 세일즈 문서란 위 2가지 작성 목적을 달성한 문서를 지칭한다. 작성 목적에 충실한 세일즈 문서 작성 노하우에 대해 알아보자.
우선 해외시장에서 많이 활용되는 ‘세일즈 메일’을 살펴보면 작성 목적이 충실히 반영된 세일즈 메일을 작성하려면 구조화된 틀을 사용해 메일을 기획하면 도움이 된다. 구조화된 틀을 바탕으로 문서를 기획하고 작성하면 목적에서 벗어난 내용이 메일에 포함되는 것을 미리 방지하고 작성 의도를 더 명확하고 효과적으로 전달할 수 있다. 쉬플리는 세일즈 메일을 작성할 때 ‘4-Box’라는 구조화된 틀을 사용한다. 4-Box는 고객의 핵심 이슈에 따라 구조화된 4개의 ‘Box’로 구성된다.
메일 제목 작성 요령
먼저 메일의 작성 목적을 구체화한 후 메일 제목을 작성한다. 메일 제목은 목적의 핵심 단어, 부가 설명, 고객의 효용으로 구성하면 된다. 예를 들면 메일 제목을 ‘Request for a meeting to discuss about how to save taxes’와 같이 핵심 단어(Request), 부가 설명(a meeting to discuss), 고객의 효용(save taxes)으로 구성할 수 있다.
Box 1 : 요약 (Summary)
Box 1은 요약 부분으로 고객이 메일의 목적과 내용을 미리 파악할 수 있도록 도와준다. 먼저 고객이 관심을 가질 가장 중요한 이슈로 문장을 시작한 뒤 메일의 목적과 고객의 니즈에 부합하는 주요 솔루션과 효용을 간략하게 안내한다. 예를 들면 요약부분은 다음과 같이 작성 할 수 있다.
Organizations often pay unnecessary taxes (이슈). I am writing to request a meeting for 30 minutes with you either on January 11 or 12 when I am in Seoul (목적). By tailoring your tax planning (솔루션), ACME can gain the most favorable tax posture and ensure that you pay only the tax required by law (효용).
Box 2: 도입 (Introduction)
Box 2는 도입 부분으로 고객이 본문의 내용을 구조적으로 이해할 수 있도록 도와준다. Box 2에서는 Box 3(본문)의 소제목들을 나열해서 보여주면 된다. 소제목을 나열할 때는 블릿이나 숫자를 사용할 수 있다.
Box 3 : 본문 (Body)
Box 3는 본문으로 자사의 솔루션이 어떤 근거로 얼마나 고객에게 효용을 줄 수 있는지 안내한다. 먼저 고객의 니즈를 유사 내용으로 분류해 핵심 이슈를 도출한 뒤 핵심 이슈를 중심으로 본문의 소제목을 작성하면 된다. 소제목은 핵심 이슈의 정량화된 효용 및 자사 솔루션으로 구성된다.
예를 들어 고객의 핵심 이슈가 세금 절감이면 소제목을 ‘Save 30% of the tax through proper planning service’와 같이 핵심이슈의 정량화된 효용(save 30% of the tax)과 자사 솔루션(proper planning service)으로 구성할 수 있다. 소제목의 하위 내용으로는 각 핵심이슈가 자사의 솔루션을 통해 어떻게 해결되고, 얼마나 효용을 줄 수 있는지 구체적 근거를 통해 설명하면 된다.
Box 4 : 리뷰 (Review)
Box 4는 리뷰 부분으로 본문을 요약하고 다음으로 고객에게 요구되는 행동을 안내한다. Box 4에서 가장 중요한 것은 고객에게 요구되는 다음 단계를 제시할 때 명확하고 현실적인 스텝을 제시해 혼돈을 최소화 시키는 것이다.
고객과의 커뮤니케이션 채널이 다양해졌지만, 영업 초기 단계에서 세일즈 메일은 여전히 중요한 커뮤니케이션 도구이다. 구체적 작성목적을 바탕으로 구조화된 세일즈 메일을 작성하면 해외 고객과 더 명확하고 효과적인 커뮤니케이션을 할 수 있으며, 수주에서 결정적인 역할을 할 것이다.
- 쉬플리코리아 대표